Chắc hẳn bạn đã quen thuộc với câu nói “Cái gì mà không đo được thì không hiểu được, không hiểu được thì không kiểm soát được, không kiểm soát được thì không cải thiện được” – H. James Harrington. Nhưng, ý nghĩa ẩn sâu bên trong câu nói đó là gì? Theo dõi cân nặng thường xuyên chắc chắn giúp bạn giảm cân? Hay tổng hợp doanh thu hàng tháng sẽ mang lại nhiều tiền hơn cho doanh nghiệp của bạn? Đây là tất cả công việc chúng ta nên làm ư? Chúng ta chỉ cần đo thôi và tất cả những thứ mà Harrington đã nói: sự kiểm soát và cải thiện là kết quả tất yếu?
Tất nhiên là không rồi. Câu hỏi lớn ở đây nên là: Đo thế nào?
Báo cáo kinh doanh một cách thông minh không phải là ném các con số lên một trang giấy
Hãy nhớ lại xem đã bao nhiêu lần bạn nhìn thấy một bảng Excel báo cáo với hàng trăm cột, dòng, số liệu nhưng bạn không biết mình nên tập trung nhìn vào chỗ nào. Trừ khi bạn đã quen thuộc với bảng Excel đó, nếu không thì bạn sẽ tống nó vào một thư mục nào đó trên máy tính mà bạn không bao giờ nhìn lại. Và bạn cũng không bao giờ tìm lại được nó.
Sau đây là một số phương án mà bạn có thể áp dụng để giúp cho một bảng tổng hợp số liệu đo lường mang lại nhiều ý nghĩa hơn:
- Hiểu được sự khác nhau giữa “measure” – thước đo và “metric” – chỉ số:
“Measure” là một thước đo định lượng dùng để đếm. Ví dụ: Chúng ta đã thu được $100,000 trong quý vừa qua.
“Metric” là một chỉ số cho bạn nhiều thông tin hơn với các cơ sở để so sánh. Ví dụ: Chúng ta đã thu được $100,000 trong quý vừa qua, nhiều hơn $50,000 so với cùng quý này năm ngoái.
- Hiểu được sự khác nhau giữa “outcome metric” – chỉ số kết quả và “performance metric” – chỉ số hiệu suất:
“Outcome metric” cho bạn biết kết quả. Đây là một chỉ số “nhiễu” vì một khi bạn đo xong là xong, quá muộn để bạn có thể thay đổi được gì. Cũng vẫn là ví dụ trên: Chúng ta đã thu được $100,000 trong quý vừa qua, nhiều hơn $50,000 so với cùng quý này năm ngoái.
“Performance metric” cho bạn biết những hoạt động có ảnh hưởng tích cực tới kết quả cuối cùng đang được thực hiện như thế nào. Đây là một thước đo mang tính định hướng bởi vì nó cho phép chúng ta điều chỉnh được kết quả đầu ra trước khi ta có thể đo được kết quả đó. Ví dụ: Trong 3 tuần vừa qua, chúng ta đã có trung bình 10 cuộc điện thoại bán hàng mỗi tuần, lớn hơn mục tiêu 8 cuộc gọi/tuần mà chúng ta đã đề ra.
- Xác định những thứ bạn muốn biết trước khi bắt đầu đo:
Nhiều khi, bản báo cáo là những “bãi rác”, nơi mà người ta đưa vào tất cả các con số, không quan trọng những con số đó có ý nghĩa hay không. Những loại báo cáo này sẽ chẳng thể nào tạo ra được động lực thúc đẩy hiệu suất. Trước khi đo, hãy thử nghĩ xem những hoạt động nào có ảnh hưởng tích cực tới kết quả kết quả kinh doanh và sếp của bạn quan tâm đến những chỉ số nào trong một bản báo cáo.
- Thiết kế báo cáo của bạn hướng tới người xem:
Một khi các thông tin quan trọng đã được đo và tổng hợp, bản báo cáo cần có những điểm tập trung mắt người xem vào những thông tin quan trọng. Hãy làm cho những thông tin này nổi bật, thú vị và có ý nghĩa.
Dưới đây là bản mô phỏng công cụ báo cáo do MCG thực hiện. Bên cạnh các chỉ số đo lường, các chuyên gia Tư vấn của MCG tích hợp cả các công cụ tự động báo động bằng màu những chỉ số cần được quan tâm. Những công cụ này đã trợ giúp người dùng một cách tối đa trong việc tìm kiếm, đo đạc và phân tích thông tin.
