Nhà quản lý giỏi phải là một người huấn luyện tốt. Tuy nhiên trong thực tế, các nhà quản lý thường đơn giản hóa bằng việc lồng ghép huấn luyện vào các cuộc trò chuyện thường xuyên với nhân viên. Họ cần phải đưa các kỹ năng huấn luyện vào các cuộc trò chuyện hàng ngày với nhân viên, họ thực sự sẽ huấn luyện các thành viên trong nhóm hướng tới năng suất cao hơn. Các kỹ năng thiết yếu khi huấn luyện nhân viên đó là kỹ năng lắng nghe, đặt câu hỏi và hướng sự tập trung về phía trước.
Hằng ngày, khối lượng công việc mà các nhà quản lý đối mặt là rất lớn. Không chỉ chịu sự chi phối của lãnh đạo cấp cao mà họ còn phải quản lý đội ngũ cấp dưới của mình. Nói cách khác, người quản lý vừa phải chú trọng thực hiện chiến lược tổ chức và mục tiêu ưu tiên do cấp trên đặt ra, đồng thời phải để tâm đến việc phát triển kỹ năng, và nâng cao năng suất của đội ngũ nhân viên. Nhà quản lý cấp trung dường như là ở vị trí: kẹp ở giữa.
Vậy làm thế nào nhà quản lý cấp trung có thể điều phối tốt trong tình trang “bị bẫy” như vậy? Vâng, câu trả lời chính là Huấn luyện các thành viên trong đội ngũ của họ. Huấn luyện giúp các nhân viên phát triển khả năng làm việc độc lập và tự chủ trong mọi vấn đề cần giải quyết. Đây chính là cơ hội để nhân viên đào sâu vào các vấn đề trong khi họ được hướng dẫn tìm ra giải pháp. Không khí của các buổi huấn luyện luôn tạo động lực và kích thích, thúc đẩy nhân viên hướng tới hiệu suất cao nhất. Do đó, huấn luyện là một kỹ năng hiệu quả mà tất cả các nhà quản lý cần phát triển và sử dụng. Bằng cách huấn luyện nhân viên, nhà quản lý có thể tăng hiệu quả làm việc của đội ngũ, đây chính là đội quân tinh nhuệ giúp “giải vây” nhà quản lý khỏi khối lượng công việc khổng lồ.
Phải thừa nhận rằng, các nhà quản lý luôn có quỹ thời gian hạn hẹp. Vì vậy, câu hỏi đặt ra là: Làm thế nào tôi có thể sắp xếp các buổi huấn luyện với từng nhân viên của mình?. Đúng vậy, việc tổ chức các khóa huấn luyện là lý tưởng, nhưng trong thực tế, các nhà quản lý thường đơn giản hóa bằng việc lồng ghép huấn luyện vào các cuộc trò chuyện thường xuyên với nhân viên. Bất kỳ cuộc trò chuyện nào cũng là cơ hội để huấn luyện một nhân viên. Nó không chỉ giới hạn trong các cuộc họp trực tiếp theo lịch trình mà còn thông qua các tương tác hàng ngày tại nơi làm việc. Và trên thực tế, đây là phương thức mạnh nhất vì kiến thức bổ trợ lẫn nhau nhanh hơn. Chỉ cần đưa một vài kỹ năng huấn luyện vào các cuộc trò chuyện hàng ngày với nhân viên, họ thực sự sẽ huấn luyện các thành viên trong nhóm hướng tới năng suất cao hơn.
Vậy các kỹ năng của một huấn luyện viên – nhà quản lý là gì?
Lắng nghe
Lắng nghe có thể là một thử thách đối với bất kỳ ai. Đối với một người quản lý, áp lực phải đáp ứng thời hạn, hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề có thể cản trở việc lắng nghe hiệu quả. Vì vậy, bước đầu tiên cần làm là: lựa chọn lắng nghe – gác lại áp lực công việc sang một bên. Khi trao đổi với nhân viên, hãy nhớ lắng nghe với một tâm trí cởi mở. Khi bạn thấy đầu óc mình lang thang, hãy trở lại tập trung lắng nghe. Tiếp tục xây dựng thói quen lắng nghe của mình bằng cách lựa chọn làm điều đó thường xuyên.
Đặt câu hỏi
Một cuộc trò chuyện mang tính huấn luyện sẽ xoay quanh việc đặt câu hỏi. Các nhà quản lý đã quá quen với việc nói cho người khác biết phải làm gì, vì thế, không phải dễ dàng cho họ để biến mình thành một huấn luyện viên. Phải mất thời gian để xây dựng kỹ năng đặt câu hỏi trước khi đưa ra ý tưởng hoặc lời khuyên của riêng bạn. Đặt câu hỏi giúp nhân viên phát triển một số kỹ năng như tư duy phản biện, sự nhạy bén trong tổ chức và giải quyết vấn đề. Những câu hỏi mở bắt đầu với “Điều gì?”, “Như thế nào?” hay “Hãy nói thêm về…” sẽ giúp nhân viên đào sâu khám phá thêm thông tin để nhìn thấy nguyên nhân, tìm ra các lựa chọn và giải pháp. Sự đồng thuận của nhân viên cũng từ đó tăng lên.
Hướng sự tập trung về phía trước
Đôi khi các nhân viên bị cuốn vào một vấn đề, làm đi làm lại nhưng vẫn không hài lòng, và họ thất vọng đến mức chỉ muốn trút bỏ nhưng rồi sau đó vẫn cố gắng làm việc. Mặc dù điều này khiến nhân viên cảm thấy tốt lên, nhưng thực tế nó gây ra một sự ì chệ cho bộ máy. Và sự ì chệ này đặt thêm áp lực cho các nhà quản lý.
Đối với các nhà quản lý, một mẹo là hãy đồng cảm thừa nhận quan điểm của nhân viên và sau đó đặt câu hỏi để giúp nhân viên tiến lên phía trước: “Cậu nghĩ bước tiếp theo chúng ta nên làm gì?”, “Cần bao nhiêu nguồn lực để vượt qua trở ngại này?” hay “Cậu muốn tiếp tục như thế nào trước khi hết tuần này?” Tất cả đều là ví dụ để đưa nhân viên ra khỏi bế tắc và di chuyển về phía trước. Chiến lược này cũng giúp phát triển kỹ năng làm việc độc lập và tư duy phản biện của nhân viên.
Hãy tìm kiếm bất kỳ cơ hội nào trong suốt cả ngày để huấn luyện nhân viên. Việc kết hợp với cả một cuộc hội thoại huấn luyện thường xuyên sẽ phát triển các kỹ năng, tài năng và năng suất của nhân viên, đồng thời giúp nhà quản lý xử lý hiệu quả hơn với áp lực quản lý cả trên và dưới.
Nguồn: http://www.mcg-tg.com/kien-thuc/cac-ky-nang-huan-luyen-can-thiet-cua-nha-quan-ly/