Ai cũng hiểu rằng, việc giúp đỡ nhân viên đề ra mục tiêu và đạt được nó là một phần không thể thiếu trong công việc của các nhà quản lý. Dù lớn dù nhỏ, các nhân viên đều muốn thấy được sự đóng góp của mình trong những mục tiêu chung của công ty. Hơn nữa, việc đặt ra những mục tiêu chuẩn xác còn giúp mối liên kết cấp trên-cấp dưới trở nên mật thiết hơn bao giờ hết. Bằng cách lên mục tiêu và quản lý chúng, bạn-những nhà quản lý, không chỉ cập nhật kịp thời hiệu quả công việc của nhân viên mà hơn thế nữa còn tiếp thêm nguồn động lực để họ đạt những thành quả tuyệt vời hơn.
Câu hỏi đặt ra: Mức can thiệp của bạn trong việc giúp đỡ nhân viên đề ra mục tiêu và đạt được chúng đến đâu?
Nếu thất bại trong bất kỳ mục tiêu nào đề ra, không chỉ bạn, nhân viên của bạn, mà cả các cộng sự, cả tập toàn cũng sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, cân bằng giữa sự can thiệp của mình với sự chủ động của nhân viên trong suốt quá trình tiến tới mục tiêu là vô cùng cần thiết. Linda Hills một Chuyên gia trong ngành Quản trị kinh doanh tại Trường đại học Harvard, đồng tác giả của cuốn sách “Làm ông chủ: 3 yếu tố không thể thiếu để trở thành 1 nhà lãnh đạo vĩ đại”, cho rằng, “Công việc của một quản lý là cung cấp sự “hỗ trợ tự giác” phù hợp với trình độ năng lực của từng người.” Điều quan trọng là: Làm thế nào để vừa hoàn thành mục tiêu đề ra lại vừa dành cho nhân viên khoảng không gian riêng cần thiết cho sự thành công của chính họ? Câu trả lời nằm trong những nguyên tắc dưới đây.
Gắn kết mục tiêu của nhân viên đến mục tiêu chung của tổ chức
Mục tiêu cho mỗi cá nhân chỉ trở nên ý nghĩa, hiệu quả và trở thành động lực thật sự khi chúng được gắn với mục tiêu chung của tổ chức. Khi không thấy được vai trò của mình trong thành công của tổ chức, các cá nhân thường có xu hướng thiếu gắn kết. Bà Hill chia sẻ: “Để đạt được mục tiêu cũng có nghĩa là phải chấp nhận sự thỏa hiệp. Một nhân viên cần phải hiểu được toàn bộ tình hình để thỏa hiệp khi cần thiết.” Dù cấp bậc cao hay thấp, mỗi nhân viên cần nhận thức được rõ ràng nỗ lực của họ có thể đóng góp được đến đâu vào thành công chung của toàn công ty.
Mục tiêu vừa sức nhưng đồng thời cũng mang tính thách thức
Hoàn thành mục tiêu đặt ra là nghĩa vụ của mỗi nhân viên và họ cần phải thể hiện rõ quyết tâm này. Hãy yêu cầu nhân viên tự xây dựng những mục tiêu công việc có thể hỗ trợ trực tiếp cho sứ mệnh của tổ chức. Sau đó trao đổi với họ để xác định những mục tiêu này có thực tế hay không, và có đủ thách thức với năng lực của họ hay không. Giáo sư Srikant M. Datar đến từ Đại học Havard cho biết: “Xác lập mục tiêu công việc được xem như quá trình thương lượng giữa nhân viên và lãnh đạo”. Hãy cân nhắc kĩ lưỡng bởi việc đặt ra những mục tiêu quá khó sẽ khiến nhân viên trở nên bất mãn với lãnh đạo. Tuy vậy, chính bạn cũng sẽ không mong muốn giao cho nhân viên những mục tiêu quá đơn giản. Trong trường hợp này, nếu thận trọng quá sẽ khiến người lãnh đạo để lỡ nhiều thời cơ và chấp nhận kết quả tầm thường. Giáo sư Datar cho rằng: “Nếu được cân nhắc hợp lý, việc nâng cao mục tiêu công việc sẽ mang lại năng lượng và sức bật cho các cá nhân”. Đồng thời, ông cũng cảnh báo: “Ngược lại, nếu không được thực hiện đúng đắn,chúng ta sẽ không thể khích lệ nhân viên và khiến họ đạt hiệu suất công việc thấp hơn bình thường.”
Thậm chí, hậu quả tồi tệ hơn nữa là sự sa sút tinh thần và kém hiệu quả của nhân viên nói riêng và tổ chức nói chung.
Lập kế hoạch để thành công
Hãy hỏi nhân viên họ đã có kế hoạch gì để đạt được mục tiêu đã đề ra. Yêu cầu họ chia nhỏ mục tiêu thành những nhiệm vụ ngắn hạn, điều này đặc biệt quan trọng đối với những dự án lớn. Hãy đặt ra những câu hỏi sau: Đâu là những dấu mốc quan trọng? Đâu là những nguy cơ tiềm tàng? và họ đã chuẩn bị những gì để xử lý những nguy cơ đó? Mục tiêu thường khó có thể hoàn thành nếu được thực hiện đơn lẻ, bà Hill gợi ý: “Hãy chắc chắn rằng nhân viên của bạn biết rõ họ cần dựa vào những ai để hoàn thành công việc”. Sau đó, chỉ dẫn nhân viên phương thức làm việc để có thể hợp tác một cách hiệu quả nhất với những người đó.
Theo dõi tiến triển
Theo dõi tiến triển trong công việc của nhân viên sẽ giúp ngăn chặn sớm các rắc rối có thể phát sinh. Bà Hill cho rằng: “Vấn đề thường phát sinh do chúng ta không nhận thức được giữa chúng ta cần có sự hợp tác trong quá trình hoàn thành mục tiêu.” Đừng đợi đến các mốc thời gian nhất định hoặc khi kết thúc dự án mới tìm hiểu về tình hình công việc. Dù là dự án dài hạn ngay ngắn hạn, hãy chắc chắn rằng bạn kiểm tra tiến độ công việc đều đặn hàng tuần. Những nhân viên giỏi cũng cần được hướng dẫn và nhận xét thường xuyên. Hãy hỏi nhân viên của bạn xem họ cần loại nhận xét và kiểm soát như thế nào, đặc biệt khi tính chất công việc phức tạp hoặc đối với các công việc được thực hiện lần đầu tiên.
Hỗ trợ khi cần thiết
Rất ít người có thể hoàn thành mục tiêu mà không gặp một trở ngại nào. Hãy duy trì mối quan hệ tốt đẹp với nhân viên để họ có thể sẵn sàng tìm đến bạn khi gặp khó khăn. Trong quá trình thực hiện, rất có khả năng gặp phải một trở ngại bất ngờ, và có thể mục tiêu cần có sự điều chỉnh. Tuy nhiên, trước hết hãy yêu cầu nhân viên đưa ra phương án giải quyết để bạn có thể dựa vào đó đưa ra lời khuyên. Nếu vấn đề vẫn không thể giải quyết, bạn cần xác định sẽ phải tham gia hỗ trợ sâu hơn.
Chú ý đến mục tiêu cá nhân
Đôi khi lãnh đạo thường chủ quan không chú ý đến mục tiêu cá nhân của nhân viên trong công việc. Ông Stewart D. Friedman, giáo sư thực hành quản lý tại trường Wharton School thuộc Đại học Pennsylvania đồng thời là tác giả cuốn “Tổng quan về nghệ thuật lãnh đạo: Để trở thành một lãnh đạo tuyệt vời hơn, hãy tự làm phong phú cuộc sống của bạn.” cho biết: “Khi quan tâm hơn đến lợi ích của mỗi cá nhân, không chỉ là lợi ích của cá nhân đó trong công việc, tôi sẽ nhận thấy được nhiều giá trị ở họ hơn.”. Ví dụ, khi một nhân viên có niềm yêu thích dành cho giảng dạy, và mặc dù niềm yêu thích này không liên quan đến tính chất công việc của họ, bạn nên tìm cách nào đó để tạo điều kiện cho nhân viên này có cơ hội đào tạo những đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn.
Việc đầu tiên phải làm đó là tìm hiểu về mục tiêu cá nhân của nhân viên. Hỏi nhân viên về những mục tiêu cá nhân mà họ muốn chia sẻ. Đừng gây áp lực bởi họ chỉ sẵn sàng chia sẻ nếu họ cảm thấy thực sự thoải mái. Theo gợi ý của giáo sư Friedman bạn có thể hỏi rằng: “Theo bạn, tôi có thể làm được điều gì để giúp bạn thực hiện được mục tiêu?”. Bằng cách này, bạn tạo cho nhân viên cảm giác họ được ở vị thế chủ động. Cũng tương tự như việc đặt ra mục tiêu công việc, bạn cần chắc chắn rằng mục tiêu cá nhân của nhân viên cũng có ý nghĩa với tập thể và với tổ chức. Giáo sư Friedman cho biết: “Thực hiện được điều này cũng có nghĩa bạn đang thử nghiệm một cam kết chung, một trách nhiệm chung với nhân viên của mình. Đây là một sự thể nghiệm sẽ mang lại lợi ích cho cả 2 bên.”
Trao đổi khi nhân viên không đạt được mục tiêu
Dù được hỗ trợ một cách tốt nhất, nhân viên vẫn có thể thất bại. Bà Hill nhấn mạnh: “Hãy khiến nhân viên của bạn biết chịu trách nhiệm. Bạn không thể nói rằng: “Gee, anh làm rất tệ.”. Bạn cần tìm hiểu nguyên nhân của vấn đề”. Hãy trao đổi với nhân viên về vấn đề và cùng đưa ra quan điểm. Nếu tình hình vẫn nằm trong tầm kiểm soát, yêu cầu nhân viên chủ động giải quyết, tiếp tục cố gắng và báo cáo tình hình công việc thường xuyên hơn. Nếu vấn đề nghiêm trọng ngoài tầm kiểm soát hoặc mục tiêu quá khó, hãy chấp nhận thất vọng nhưng đừng day dứt. Theo bà Hill: “Hãy xác định vấn đề, rút kinh nghiệm và bước tiếp.”.
Vấn đề có thể là do bạn gây ra, hãy sẵn sàng để nhận trách nhiệm của mình trong sự thất bại đó. Có phải là bạn đã lơ là, và kiểm tra không thường xuyên? Bạn đã không sắp xếp việc một cách kịp thời? Hãy cởi mở thảo luận về những gì bạn có thể làm lần tới. Bà Hill nói nếu bạn không nhận trách nhiệm về mình, bạn sẽ gặp rắc rối với nhân viên.
Những quy tắc cần nhớ:
NÊN:
- Kết nối mục tiêu cá nhân để mở rộng mục tiêu của tổ chức
- Khiến nhân viên nhận ra bạn là cộng sự trong việc hoàn thành mục tiêu của họ
- Tìm hiểu và kết hợp lợi ích cá nhân của người lao động và mục tiêu nghề nghiệp của họ
KHÔNG NÊN:
- Cho phép nhân viên thiết lập mục tiêu của riêng họ
- Không theo sát nhân viên có thành tích cao, họ cũng cần thêm thông tin và phản hồi để đạt được mục tiêu của mình.
- Bỏ qua thất bại – phải chắc chắn mọi người có cơ hội học hỏi khi mục tiêu không được hoàn thành.