Đối với người Nhật, phương pháp Horenso không chỉ là một phương pháp truyền thông, liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà nó còn là một nét văn hóa đặc trưng.
Chắc hẳn các bạn cũng biết Nhật Bản vốn là một nước nghèo về tài nguyên, thường xuyên gặp động đất và bị tàn phá nặng nề sau Chiến tranh Thế giới thứ II. Thế nhưng, vào thập niên 70 của thế kỷ trước, Nhật Bản đã nhanh chóng phục hồi và có những bước tăng trưởng thần kỳ, vươn lên trở thành cường quốc thứ 2 thế giới sau Mỹ về kinh tế, khoa học kỹ thuật và tài chính.
Để có được cú ‘”lội ngược dòng” thần kỳ như vậy, yếu tố quan trọng nhất chính là năng suất và tinh thần lao động của người Nhật Bản. Trong đó, một phần đóng góp không nhỏ là nhờ áp dụng quy tắc Horenso trong làm việc nhóm. Chính nhờ quy tắc này mà các công ty và người lao động Nhật Bản luôn có một phong cách làm việc nhóm rất chuyên nghiệp.
Vậy, quy tắc Horenso là gì? Horenso được áp dụng ra sao?
Horenso là từ viết tắt của các từ:
- Hokoku: Báo cáo
- Renraku: Trao đổi
- Sodan: Bàn bạc
Hiểu đơn giản thì Horenso nghĩa là: Báo cáo – Trao đổi – Bàn bạc
Horenso – Trong công việc nhân viên phải báo cáo định kỳ cho cấp trên, phải thường xuyên trao đổi và bàn bạc với đồng nghiệp, cấp dưới. Cuối cùng, bạn cũng phải hỏi ý kiến cấp trên trước khi quyết định một việc gì đó.
Khi áp dụng phương pháp Horenso, các tổ chức đã chỉ ra rằng đây là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống và hiệu quả nhất. Vì trong khi làm việc nhóm, việc trao đổi thông tin, liên lạc và giao tiếp là yếu tố rất quan trọng để gắn kết các thành viên.
- Hokoku: Báo cáo
Trong phương pháp Horenso, việc đầu tiên bạn cần nhận thức rõ được rằng báo cáo là một nhiệm vụ. Đừng nghĩ rằng bạn cứ lẳng lặng làm việc chăm chỉ rồi trình kết quả tới sếp là sếp đã hài lòng. Đôi khi, do không nắm được công việc bạn làm khiến sếp rất lo lằng và sốt ruột. Vì thế, thay vì để sếp hỏi “việc ấy sao rồi?”, bạn nên chủ động báo cáo tiến độ công việc thường xuyên hơn. Thế nhưng, phải báo cáo điều gì? Báo cáo vào lúc nào và cách thức ra sao?
– Về thời điểm báo cáo:
Thời điểm báo cáo có thể dựa trên các mục sau:
+ Khi kết thúc công việc được giao.
+ Với những công việc có hạn dài: nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu bất cứ thay đổi nào trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo.
+ Khi thu thập được những thông tin mới cũng nên báo cáo.
+ Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.
– Về phương pháp báo cáo:
+ Phương pháp báo cáo tốt:
Định kỳ, chính xác, đầy đủ, tin xấu báo trước, văn phong lịch sự, tôn trọng người nhận tin. Thông tin báo cáo có tuyển chọn và phân tích. Có đưa ra giải pháp. Trường hợp khẩn cấp chúng ta có thể báo cáo bằng miệng. Có thể báo cáo bằng văn bản: nếu nội dung phức tạp khó hiểu chúng ta có thể dùng đồ thị, đồ họa, hình vẽ….để miêu tả cho dễ hiểu nên báo cáo bằng email…
+ Phương pháp báo cáo không tốt:
Ngẫu hứng, thiếu chính xác. Ít thông tin. Tin tốt báo trước. Văn phong thiếu tôn trọng. Thông tin mang tính thống kê. Chỉ hỏi và tham khảo.
- Renraku: Liên lạc
Khi áp dụng phương pháp Horenso, liên lạc là khó nhất, do đó người Nhật luôn nhắc nhở khi liên lạc, chúng ta phải cân nhắc thật kĩ càng. Việc liên lạc thường liên quan đến yếu tố thời gian.
Do vậy, khi muốn liên lạc với đồng nghiệp hay sếp bạn nên cân nhắc yếu tố thời gian. Giả dụ, khi bạn muốn liên lạc để nhắc nhở sếp phải thực hiện đúng thời hạn của khách yêu cầu, nhưng thấy sếp đang quá bận rộn, hoặc ông ấy không quan tâm, thì phải làm sao?
XIN LỖI chính là cách nhanh nhất để liên lạc với sếp. “Xin lỗi sếp, nhưng em phải báo với sếp vấn đề này…”. Bạn phải cho sếp biết mình đã xác nhận thời hạn thực hiện yêu cầu của khách hàng, nhắc lại yếu tố thời gian cho sếp.
Phương pháp liên lạc tốt:
Đối với việc đơn giản hay cần gấp thì có thể liên lạc bằng miệng, điện thoại, fax… và chỉ nói những điểm cần thiết Nhanh và Kịp thời (realtime), Quảng bá (càng nhiều người biết càng tốt), Làm liên tục khi cần liên lạc với nhiều người: Có thể sử dụng cuộc họp buổi sáng, cuộc họp kết thúc trong ngày hoặc dùng bản tin nội bộ công ty để thông báo. Những viêc liên quan tới phương châm, cải tiến chất lượng, rút kinh nhiệm lần sau….thì nên sử dụng văn bản để liên lạc.
Phương pháp liên lạc sai:
Liên lạc quá dài dòng, khó hiểu. Liên lạc những việc không liên quan tới công việc hiện tại. Liên lạc mất quá nhiều thời gian: Nên suy nghĩ nội dung liên lạc và căn thời gian. Sử dụng phương pháp email, chat khi đang ngồi gần nhau. Nội dung dài dòng khiến mất quá nhiều thời gian đọc tin. Chậm quá lâu mới thực hiện. It người biết. Làm ngẫu hứng.
- Sodan: Bàn Bạc
Bàn bạc chính là điểm then chốt để các bạn có thể giải quyết các công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Bạn nên nhớ rằng không một cá nhân nào có một kiến thức hoàn hảo và toàn diện.
Vì vậy, hỏi ý kiến, trao đổi với nhau, đóng góp ý kiến của mình chính là góp thêm một góc nhìn khác cho vấn đề nêu ra. Và điều quan trọng là bạn chọn được phương án tối ưu cho vấn đề của mình.
Cách bàn bạc tốt:
Đông người, nhiều cá tính, phong cách. Ghi nhận các ý kiến. Khuyến khích nói. Mục đích rõ ràng ai cũng nắm bắt. Có quyết định cuối cùng, mọi người tuân thủ theo quyết định
Cách bàn bạc không tốt:
Ít người, quan điểm và cách làm giống nhau. Không ghi nhận. Bác bỏ ngay lập tức Không ai biết mục đích. Không ra quyết định cuối. Mỗi người làm một hướng.
Dựa trên những điểm trong phương pháp Horenso, hy vọng bạn sẽ áp dụng phương pháp này thật thành công vào doanh nghiệp để cải thiện phong cách làm việc nhóm, nhằm giúp nhóm hay công ty ngày một phát triển.