Trong phần đầu của bài viết, chúng ta đã được giới thiệu với quan điểm rằng sự thay đổi trong nền kinh tế mà cụ thể ở đây là xu hướng chuyên môn hóa của doanh nghiệp để có được lợi thế cạnh tranh theo quy mô chính là động lực cho sự tăng trưởng của ngành tư vấn quản trị. Trong phần hai này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu các công tư vấn độc lập lại là sự chọn tối ưu cho các doanh nghiệp và những ưu điểm của họ so với việc sử dụng tư vấn nội bộ.
Lý do cho việc sử dụng các nhà tư vấn độc lập (External Consultants)
Vậy tại sao doanh nghiệp cần đến dịch vụ phân tích của tư vấn độc lập trong khi họ cũng có khả năng tự thực hiện phân tích các mô hình này? Trong quá khứ, các nhà quản trị doanh nghiệp thường tự đảm trách những công việc này. Một trong những ví dụ điển hình là cuộc đại khủng hoảng của tập đoàn GM vào năm 1920 khiến họ phải nhờ cậy tới một trong những chuyên viên quản trị cao cấp của họ là Alfred P. Sloan để chuẩn đoán và giải quyết vấn đề. Thành công của ông chính là bệ phóng để sau này ông trở thành Chủ tịch của tập của tập đoàn GM mà không cần đến bất kì sự giúp đỡ nào từ các nhà tư vấn.
Tuy nhiên qua thời gian, phương pháp tự giải quyết vấn đề này dần biến mất do sự thiếu hiệu quả của nó. Thông thường, kể cả một Quản lý cấp cao cũng không thể am hiểu tường tận các vấn đề một cách cụ thể và biết công cụ nào để xử lí những vấn đề đó. Điều này càng ngày càng trở nên chính xác khi mà môi trường kinh doanh ngày càng phức tạp. Khả năng của những nhà quản trị này vẫn bị giới hạn bởi lượng thông tin họ có, sự hạn chế về nhận thức, thời gian để giải quyết vấn đề, và tất nhiên là cả vì họ không thể có khả năng để học tất cả mọi thứ. Thế nên, sự lựa chọn thường sẽ là sử dụng tư vấn độc lập. Dựa trên lý thuyết chi phí giao dịch, mấu chốt của sự lựa chọn này nằm ở tính chuyên biệt của tài sản (Asset Specificity), sự không ổn định của nhu cầu (demand volitidity), sự thay đổi chóng mặt của công nghệ (technical uncertainty) và tần suất của các giao dịch liên quan (frequency of transactions involved). Nếu như sự ảnh hưởng từ những yếu tố này là nhỏ thì việc sử dụng sản phẩm và dịch vụ từ bên ngoài sẽ luôn là sự lựa chọn tốt hơn cả. Rubin (1990) đã khẳng định rằng: “thị trường cạnh tranh giúp chúng ta có được một phương pháp kiểm soát chi phí rất hiệu quả. Nếu như một sản phẩm hay dịch vụ được sản xuất bởi một doanh nghiệp, thì họ sẽ phải dành một phần đáng kể nguồn lực quản trị cho việc kiểm soát chi phí và tính hiệu quả. Giả định đầu tiên sẽ luôn luôn là tìm mua được sản phẩm hay dịch vụ tương tự từ bên ngoài”
Trong số các yếu tố nêu ở trên, tính chuyên biệt của tài sản (Asset Specificity) là yếu tố quan trọng nhất để đưa ra lựa chọn các nhà tư vấn của công ty hay các tư vấn độc lập, trong đó tính chuyên biệt đối với nguồn nhân lực (Human Asset Specificity) là vấn đề mấu chốt bởi vì kiến thức và sự hiểu biết và kinh nghiệm của những nhà tư vấn cùng với tính kinh tế trong việc thực hiện công việc là yếu tố then chốt với tất cả các doanh nghiệp khi lựa chọn đơn vị tư vấn.
Tính chuyên biệt của tài sản (Asset Specificity): việc sử dụng tài sản, nguồn lực của doanh nghiệp cho một mục đích hẹp. Thuật ngữ này được áp dụng cho cho những tài sản được thiết kế để thực hiện duy nhất một chức năng hoặc người lao động được huấn luyện chỉ để làm một công việc, và có khả năng sử dụng hết sức hạn chế. Tính chuyên biệt của tài sản càng cao thì giá trị tiềm năng khi bán lại càng thấp hoặc càng khó tái triển khai vào các nhiệm vụ khác
Trong môi trường kinh doanh khốc liệt ngày nay, dĩ nhiên các công ty thường không bao giờ muốn đầu tư vào các loại tài sản như vậy. Chính vì thế việc duy trì một đội ngũ tư vấn nội bộ là điều không kinh tế so với việc sử dụng tư vấn độc lập. Ngoài ra, tư vấn độc lập cũng có 3 lợi thế lớn khác liên quan đến chi phí giao dịch:
Thứ nhất, các hành vi mang tính cơ hội rất hay xảy ra trong doanh nghiệp hoặc giữa các doanh nghiệp với nhau. Cùng với sự chuyên môn hóa để có thể đạt được lợi thế kinh tế theo quy mô, chủ nghĩa cơ hội trở nên phổ biến hơn, cũng đồng thời dẫn tới sự xung đột về mặt mục tiêu giữa các đơn vị trong tổ chức hay giữa các cá nhân. Marketing có thể sẽ có mục tiêu khác với Sản xuất cho dù cả Công ty có chung một mục tiêu là tối đa hóa lợi ích cho các cổ đông. Chính vì thế, nguy cơ của việc mất đi sự hiệu quả do sự khác biệt về mặt mục tiêu tăng lên cùng với sự gia tăng của chi phí giao dịch. Để ngăn chặn điều này, hơn lúc nào hết các nhà quản trị cần tới như những lời khuyên độc lập và khách quan. Vậy ai có thể mang tới sự độc lập và khách quan này? Lợi thế này dĩ nhiên thuộc về những nhà tư vấn độc lập, vốn không phải là thành viên của doanh nghiệp đó, họ thường không có bất kì lợi ích hay phải trung thành với bất kì một cá nhân nào.
Thứ hai, các tư vấn độc lập có thể tìm kiếm và nhận diện vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn nhiều so với tư vấn nội bộ do họ đã từng xử lý các vấn đề tương tự cho các doanh nghiệp khác. Chính vì thế, chi phí cho tư vấn độc lập để giải quyết vấn đề sẽ thấp hơn. Ngược lại, tuy tư vấn nội bộ có lợi thế về việc am hiểu cách thức hoạt động của doanh nghiệp nhưng hiếm khi họ có cơ hội để trải nghiệp nhiều như các tư vấn độc lập.
Thứ ba, do quy mô của các công ty tư vấn thường nhỏ hơn rất nhiều so với các khách hàng của họ nên tính quan liêu cũng thấp hơn rất nhiều, dẫn tới việc các tư vấn độc lập thường có năng xuất làm việc vượt trội so với các chuyên gia tư vấn nội bộ. Các nghiên cứu của Cooper (1964) và Zenger (1994) cũng đã chỉ ra rằng các doanh nghiệp nhỏ thường có năng suất lao động lớn hơn từ 3-10 lần so với các doanh nghiêp lớn. Điều này dẫn tới việc sử dụng dịch vụ tư vấn từ các công ty bên ngoài sẽ mang lại hiệu quả kinh tế cao hơn nhiều so với sử dụng tư vấn nội bộ.
Tóm lại, nhu cầu của tư vấn quản trị bắt nguồn từ sự thay đổi căn bản trong nền kinh tế mà cụ thể là sự gia tăng của chi phí giao dịch trong các hoạt động của doanh nghiệp, dẫn tới nhu cầu gia tăng trong việc xây dựng chiến lược cũng như tìm kiếm và phân tích thông tin nhằm giúp các doanh nghiệp cạnh tranh một cách hiệu quả trong môi trường kinh doanh hiện đại. Việc lựa chọn các nhà tư vấn độc lập là phương an tối ưu nhất cho các doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng dịch vụ tư vấn, không chỉ nhằm đảm bảo tính kinh tế mà còn giúp duy trì sự khách quan trong các quyết định, đảm bảo quá trình tư vấn diễn ra nhanh chóng, hiệu quả, và tận dụng được năng suất làm việc vượt trội của các công ty tư vấn.