1. Ma trận QLTS là gì?
Ma trận QLTS là phiên bản tiếng Việt được MCG “Việt hóa” từ ma trận RACI.
Ma trận QLTS là một bảng phân công nhiệm vụ giữa các bộ phận/phòng ban trong một Công ty và giữa các vị trí công việc trong cùng một bộ phận/phòng ban mà trên đó thể hiện toàn bộ những nhiệm vụ/công việc cần thực hiện tại một Công ty/ bộ phận/ phòng ban và phân công vai trò/chức năng, mối liên hệ trong công việc cho từng bộ phận/phòng ban/ vị trí công việc.
Cụm từ QLTS là viết tắt của 4 chữ cái Q, L, T, S trong đó:
– Q có nghĩa là quyết định, phê duyệt, giám sát thực hiện, chịu trách nhiệm cuối cùng đối với công việc.
– L có nghĩa là làm, thực hiện, trực tiếp triển khai / là đầu mối điều phối của nhóm người cùng thực hiện.
– T có nghĩa là hỗ trợ, tham gia, tham mưu, tư vấn, cho ý kiến.
– S có nghĩa là rà soát, kiểm tra.
2. Lợi ích của ma trận QLTS
Ma trận QLTS giúp chủ doanh nghiệp nhìn được bức tranh tổng thể toàn bộ những nhiệm vụ cần thực hiện của doanh nghiệp mình, vai trò của từng bộ phận/phòng ban/vị trí công việc và mối quan hệ phối hợp trong công việc giữa các bộ phận/phòng ban trong Công ty/vị trí công việc trong bộ phận/phòng ban.
Bên cạnh đó, công cụ ma trận QLTS giúp doanh nghiệp phát hiện và hiệu chỉnh những hiện tượng chồng chéo trong phân công công việc, rà soát các công việc chưa có người đảm nhiệm chính hoặc có quá nhiều người tham gia, giải quyết các nút thắt công việc, nâng cao hiệu quả phân công phân nhiệm trong toàn Công ty.
3. Quy trình để tạo ra ma trận QLTS bao gồm năm bước sau:
Bước 1: Xác định tất cả các nhiệm vụ liên quan đến chuỗi giá trị công việc cần thực hiện của doanh nghiệp và điền vào cột “Nhiệm vụ”.
Bước 2: Xác định tất cả các bộ phận/phòng ban/vị trí công việc hiện có trong Công ty và liệt kê chúng theo hàng ngang của ma trận.
Bước 3: Dùng các chữ cái Q, L, T, S để xác định vai trò của từng bộ phận/phòng ban/vị trí công việc đối với từng nhiệm vụ.
Bước 4: Đảm bảo mọi nhiệm vụ đều có ít nhất một bên liên quan thực hiện (L ) và không có công việc nào có nhiều hơn 1 người chịu trách nhiệm (Q), trừ trường hợp công việc được tổ chức theo kiểu địa bàn, dự án, sản phẩm.
4. Ví dụ minh họa về ma trận QLTS
5. Những ứng dụng khác của ma trận QLTS
Dựa vào việc sử dụng ma trận QLTS để phân công nhiệm vụ, chức năng giữa các bộ phận/phòng ban/ vị trí công việc, từ đó chúng ta có thể sử dụng ma trận QLTS này để “làm” những việc sau:
– Xây dựng hệ thống đánh giá hiệu quả công việc (KPIs, OKR, ….)
– Xây dựng định biên nhân sự cho Công ty
– Xác định những quy định, quy trình cần xây dựng, phát triển thêm để hướng dẫn CBNV thực hiện công việc.