Tài liệu quản trị nội bộ là gì?
Tài liệu quản trị nội bộ là những văn bản được ban hành trong nội bộ tổ chức trong đó bao gồm các quy tắc xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung, được áp dụng lặp đi lặp lại nhiều lần để điều chỉnh các quan hệ công việc trong tổ chức.
Hệ thống văn bản quy phạm nội bộ của Doanh nghiệp bao gồm:
- Điều lệ: Được soạn thảo căn cứ trên những khuôn mẫu chung của pháp luật, để ấn định các nguyên tắc về cách thức thành lập, quản lý, hoạt động và giải thể của tổ chức. Đối với Công ty cổ phần. Điều lệ do Đại Hội đồng Cổ đông thông qua.
- Quy chế/Chính sách: Quy định nền tảng, có tính định khung, xác lập các nguyên tắc và cách thức hoạt động của tổ chức. Các Quy chế/Chính sách thường ít khi được sửa đổi, điều chỉnh, cập nhật. Các tài liệu này do HĐQT/HĐTV phê duyệt ban hành.
- Quy định/Quy trình: Quy định là những quy tắc, chuẩn mực thực hiện công việc; tiêu chuẩn, định mức kinh tế, kỹ thuật mà bắt buộc các Đơn vị, cá nhân có liên quan phải tuân thủ. Quy trình là trình tự các bước công việc, nguồn lực được sử dụng, trách nhiệm của các bộ phận/phòng ban trực thuộc; trách nhiệm của các cá nhân trong việc phối hợp để quản lý hay thực hiện mọt hoạt động nay một công việc nào đó. Các quy định/quy trình được điều chỉnh, cập nhật tương đối thường xuyên. Trong quy định có thể có các quy trình và ngược lại, trong một quy trình có thể có các yếu tố mang tính quy định. Các Quy định/ Quy trình do Ban TGĐ/Ban GĐ phê duyệt ban hành
- Tài liệu hướng dẫn: là những tài liệu công việc được xây dựng chi tiết nhằm hướng dẫn cách thức thực hiện một nhiệm vụ cụ thể. Những tài liệu hướng dẫn này thường do các Ban/Phòng chức năng phê duyệt ban hành.
Hệ thống tài liệu quản trị nội bộ cần được tổ chức như thế nào?
Theo các thông lệ tốt, hệ thống tài liệu quản trị của một doanh nghiệp thường được phân thành 3 nhóm như sau:
- Tài liệu quản trị chiến lược: là các tài liệu liên quan đến việc:
- Tuyên ngôn tầm nhìn, sứ mệnh , giá trị cốt lõi của tổ chức
- Xác định mục tiêu, kế hoạch kinh doanh
- Xác định, quản lý và giám sát các rủi ro có thể dẫn đến việc doanh nghiệp không đạt được mục tiêu kinh doanh
- Quy trình hoạt động kinh doanh cốt lõi: Là quy trình liên quan đến phát triển, tạo ra, bán và phân phối các sản phẩm và dịch vụ. Các quy trình này không phải quy trình theo cơ cấu tổ chức doanh nghiệp hoặc chức năng của các phòng ban mà là quy trình thể hiện các hoạt động SXKD có liên quan với nhau.
- Quy trình quản lý nguồn nhân lực: Là quy trình cung cấp và quản lý nguồn lực hỗ trợ cho các quy trình khác
10 yêu cầu đối với hệ thống tài liệu quản trị nội bộ
Một hệ thống tài liệu quản trị nội bộ được xây dựng đầy đủ, thực tế sẽ giúp cán bộ nhân viên công ty có được bức tranh tổng thể về các hoạt động và tổ chức cả của Công ty, đồng thời có được những hướng dẫn chi tiết để thực hiện hiệu quả các nhiệm vụ cụ thể. Hệ thống tài liệu để vận hành được cần tuân thủ những yêu cầu sau:
- Hợp pháp: Tài liệu phải phù hợp với các quy định của pháp luật, không trái luật
- Thực tiễn:Tài liệu phải phù hợp với yêu cầu quản lý điều hành, phù hợp với hoạt động của tổ chức và có khả năng thực hiện
- Hệ thống:Có cấu trúc rõ ràng, có sự liên kết giữa các tài liệu, đảm bảo tính thống nhất trong nội dung. Không có tình trạng cùng một nội dung nhưng hai văn bản còn hiệu lực lại quy định, hướng dẫn khác nhau
- Phạm vi điều chỉnh rõ ràng:Phải quy định trực tiếp nội dung cần điều chỉnh, chỉ rõ giới hạn mối quan hệ, sự vật, sự việc mà văn bản điều chỉnh, không quy định chung chung, không quy định lại các nội dung đã được quy định trong văn bản quy phạm nội bộ khác
- Đối tượng điều chỉnh rõ ràng:Giới hạn những ai được/phải thực hiện theo văn bản
- Tách bạch các vấn đề chi tiết:Những nội dung không có tính ổn định cao, các quy trình, quy chuẩn kỹ thuật được xây dựng trong các văn bản quy định chi tiết
- Kế thừa:Văn bản quy định chi tiết không được quy định lặp lại các nội dung của văn bản được quy định chi tiết
- Dễ hiểu:Ngôn ngữ sử dụng phải chính xác, phổ thông, cách diễn đạt phải rõ ràng, dễ hiểu
- Sở hữu:Mỗi tài liệu phải có một “chủ sở hữu”, chịu tránh nhiệm rà soát, cập nhật và trình phê duyệt các văn bản để đảm bảo các tài liệu phản ánh hoạt động SXKD thực tế của tổ chức
- Tuân thủ:Các tài liệu đã ban hành và đưa vào áp dụng phải được mọi người tôn trọng và quán triệt thực thi
Quy trình xây dựng tài liệu nội bộ
Các tài liệu nội bộ được xây dựng theo quy trình sau:
Tuy nhiên, trong quá trình xây dựng hệ thống tài liệu, các Doanh nghiệp cần đề cao tính thực tiễn nhằm đảm bảo sự phù hợp của tài liệu với tổ chức, không hàn lâm, giáo điều, cần dễ hiểu, dễ thực hiện và có tính ứng dụng cao, không nên áp dụng một cách máy móc các tài liệu của Đơn vị/tổ chức khác. Hệ thống tài liệu sau khi xây dựng cũng cần được linh hoạt áp dụng, điều chỉnh, cập nhật cho phù hợp với chiến lược, mô hình tổ chức, cách thức tổ chức công việc của Doanh nghiệp chứ không nên là một hệ thống cồng kềnh, chỉ được xây dựng theo “mốt” của thị trường rồi “đắp chiếu để đấy”.