Nếu bạn đang ở vị trí quản lý, mỗi ngày đều là một thách thức, và có vẻ như chẳng bao giờ có đủ thời gian.
Thực tế, tất cả chúng ta đều có cùng lượng thời gian mỗi ngày – 24 giờ. Sự khác biệt là cách chúng ta sử dụng. Để sử dụng thời gian hiệu quả, bạn phải nhận thức được: các ưu tiên ngắn và dài hạn, công suất làm việc theo ngày, và cách dùng đòn bẩy với thời gian của mình.
Quản lý thời gian chính xác là thứ nên được gọi tên ra. Quản lí thời gian của bạn đối nghịch với để mặc cho thời gian quản lý bạn!
KHÔNG NÊN quản lý thời gian như thế nào?
Tôi luôn thấy thú vị khi quan sát người khác, đặc biệt là các nhà quản lý và quản lý thời gian của họ. Ví dụ, khi tôi còn chập chững trong sự nghiệp, tôi nhớ mình có một người quản lý có thói quen cố gắng xử lý ba việc cùng một lúc. Tôi sẽ ở trong văn phòng của ông ấy, cố gắng tiếp tục cuộc trò chuyện, còn ông sẽ giả vờ lắng nghe trong khi hét lên với trợ lý và trả lời điện thoại cùng lúc đó.
Một người khác – một trong những người yêu thích của tôi – thường rời khỏi ghế vào đúng giờ mỗi tối để đi về. Hồi đó tôi 20 tuổi, và đây là công việc lớn đầu tiên của tôi. Các bạn tôi và tôi không bao giờ về nhà trước khi ông chủ rời khỏi phòng. Ông ấy cao khoảng 6 feet 8 inch, và mỗi tối, trước khi về, ông sẽ nhìn vào mỗi ô làm việc để chào tạm biệt. Ông không phải là người quản lý có tổ chức. Bàn làm việc của ông đầy giấy thông báo màu hồng (thời này chưa có thư thoại và email) thế nên bạn hầu như không biết được cái bàn màu gì. Một tối khi đi qua, ông nhìn qua vách ngăn của tôi và thấy tôi ngồi đó với một mẩu giấy. Tôi luôn thích một bàn làm việc gọn gàng, và thích làm từng việc một. Ông dừng lại bảo: “Chắc tôi phải giao cho bạn nhiềuviệc hơn!” Nhiều việc hơn! Tôi đâu có muốn thế?. Thế nên, tôi nảy ra ý tưởng. Hôm sau, ngay trước khi ông về, tôi lấy hộp rác của tôi, đầy những giấy tờ, cốc cà phê, và các thứ khác từ ban ngày, tôi đổ tất cả lên bàn của tôi. Sếp tôi nhìn qua vách ngăn, và bảo, “ờ, hình như hôm nay cậu làm việc hiệu quả nhỉ!”. Tôi nhớ là mình đã giữ quá trình này trong một vài tuần, chỉ để sếp thấy tôi bận rộn!
Một số nhà quản lý nhầm lẫn hoạt động với năng suất.
Tôi cũng có một người quản lý khác. Ông ở công ty cả ngày và không rời phòng trước 4 giờ chiều. Chắc chắn, lúc 4h chiều hàng ngày, ông đi xuống sảnh lớn của công ty, gặp tất cả mọi người và giao thêm việc cho từng người! Thế nên, chúng tôi luôn tránh để ông không tìm thấy mình tại thời điểm này trong ngày.
Một số nhà quản lý nghĩ rằng người khác cũng làm việc giống họ!
Những sai lầm về quản lý thời gian phổ biến nhất
Lựa chọn theo ý thích: Tôi nhận thấy trong sự nghiệp của tôi: rằng mọi người có xu hướng làm những gì họ thích và những gì họ giỏi.
Lựa chọn con đường nhanh: Tôi cũng quan sát thấy mọi người thường làm những việc dễ dàng và không mất nhiều thời gian.
Né tránh: Tôi đã từng thấy những nhà quản lý dường như chờ đợi để chỉ lên kế hoạch vào phút cuối cùng. Hình như họ phải có deadline để buộc mình làm việc.
Làm việc theo tuần tự thời gian: Điều này luôn làm tôi ngạc nhiên, có bao nhiêu người làm việc dựa trên nguyên tắc “việc gì có trước làm trước”. Những người này làm mọi việc dựa trên thứ tự đến ngẫu nhiên!
Dao động: Cuối cùng, lỗi quản lý phổ biến nhất mà tôi quan sát được là một người làm việc theo nhu cầu của người khác và những ưu tiên của người khác, hơn là với những gì họ đã lên kế hoạch trong ngày.
Vậy Quản lý Tốt nhất Sử dụng Thời gian một cách khôn ngoan như thế nào?
Người quản lý tốt nhất …
… dành thời gian hàng ngày để lên kế hoạch. Nhiệm vụ hàng ngày được lấy từ danh sách tổng thể, đó là sự phản ánh của một chiến lược hoặc kế hoạch lớn hơn.
… là cẩn thận không để lên lịch làm việc cá nhân nhiều hơn công suất hàng ngày của mình.Một điều quan trọng là phải có danh sách và tập trung vào việc quyết định kết quả hoạt động nào trong ngày sẽ mang lại đòn bẩy lớn nhất. Điều đó có nghĩa là bạn cần phải tập trung vào thành tích hơn so với những gì bạn thích làm.
… không cho phép gián đoạn (email, điện thoại, hoặc chuyện phiếm) khi làm việc theo các ưu tiên. Có một nơi cho mọi thứ cũng quan trọng.
… làm một việc tại một thời điểm, nhưng làm các việc vặt cùng một lúc. Hãy tận dụng thêmvài phút trong khi chờ đợi các hoạt động khác để xóa được nhiều việc khỏi danh sách. Làmnhững đầu việc quan trọng nhất trong thời gian năng suất của bạn cao nhất trong ngày.
… không trì hoãn và luôn theo dõi thời gian! Quan trọng là luôn luôn đặt thời hạn vì điều này sẽ giúp đặt ưu tiên hàng ngày. Người quản lý giỏi nhất không có thời gian để lo lắng; lo lắng không phải là một cách sử dụng thời gian tốt!
… dành thời gian cá nhân để nghỉ ngơi. Cuối cùng, sử dụng một hệ thống hữu ích để làm việc có tổ chức và điều quan trọng hơn là sử dụng một hệ thống làm ta thấy thoải mái.
Làm thế nào để làm gương các phương pháp quản lý thời gian tốt
Người quản lý thiết lập một nhịp điệu cho phong cách quản lý thời gian của đội mình. Ví dụ,một cách để đảm bảo các cuộc họp của tôi được năng suất và đi đúng đường, tôi thường tổ chức vào cuối ngày và đôi khi họp đứng! Điều này cho cuộc họp một cảm giác rất cấp bách, vìmọi người muốn kết thúc và về nhà. Nó cũng giúp thiết lập một giới hạn thời gian cho các cuộc họp và đảm bảo mọi người đều biết vai trò của họ trong cuộc họp. Các chiến lược này củng cố các nguyên tắc quản lý thời gian tốt.
Chỉ cần thực hiện theo các biện pháp đơn giản như cẩn thận, không lên lịch quá nhiều trong ngày và học cách uỷ thác, có thể giúp bạn luôn hoàn thành được những ưu tiên hàng đầu.
Cuối cùng, tôi đã học được qua nhiều năm rằng không để giấy tờ vây xung quanh. Học cách xử lý giấy tờ một khi đã xem xét, và sau đó hoặc vứt đi, chuyển ra, hoặc hành động. Nhiều nhà quản lý thời gian thành công đều sử dụng triết lý này.
Đào tạo nhân lực về quản lý thời gian
Đầu tư thời gian để dạy cho mọi người làm thế nào để giữ cho nơi làm việc của họ gọn gàng, có tổ chức và không có sự lộn xộn. Tăng cường tầm quan trọng của kế hoạch hàng ngày và theo dõi. Lên thứ tự ưu tiên là một chiến lược tuyệt vời để tận dụng đòn bẩy tối đa cho thời gian trong một ngày. Dạy cho mọi người sử dụng một hệ thống để lên kế hoạch, tổ chức và thực hiện nhiệm vụ hàng ngày. Đây là những bài học sẽ kéo dài suốt cuộc đời.
Trong khi tất cả chúng ta có một khoảng thời gian nhất định mỗi ngày, những nhà quản lý giỏi nhất biết cách làm cho thời gian về phe họ. Kết quả là, những điều quan trọng nhất được thực hiện, và có vẻ như là vẫn còn rất nhiều thời gian còn lại.
Tác giả: Tiến sỹ Craig Nathanson
Người dịch: Vũ Quang Tú.