Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của các Doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập quốc tế, nhu cầu về quản trị doanh nghiệp cũng không ngừng tăng lên. Theo số liệu báo cáo của Tổng cục thống kê, tốc độ tăng trưởng của GPD cũng như các thành phần kinh tế đều có xu hướng tăng dần qua từng năm
Các doanh nghiệp đã nhanh chóng thay đổi cách thức quản trị doanh nghiệp theo thói quen, kinh nghiệm để chuyển sang quản trị theo các quy chuẩn, khoa học và chặt chẽ hơn để từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bạn đã bao giờ đặt câu hỏi Quản trị doanh nghiệp là gì mà tại sao nhiều công ty lại đang cần tư vấn về vấn đề quản trị đến thế? Có phải nếu không có một hệ thống quản trị đủ mạnh thì doanh nghiệp của bạn sẽ nhanh chóng bị đẩy đến bờ vực của sự đào thải, mọi công sức gây dựng bao nhiêu năm của bạn sẽ nhanh chóng bị sụp đổ chỉ sau vài năm?
Đã bao giờ bạn dám tắt di động, không kiểm tra e-mail, và ung dung đi du lịch và tạm quên đi doanh nghiệp của mình trong vài tháng mà mọi công việc vẫn trôi trảy chưa? Có phải bạn luôn nghĩ rằng doanh nghiệp của mình nếu không có mình chỉ đạo sẽ nhanh chóng có sai sót? Vậy, làm thế nào để doanh nghiệp của bạn vận hành trơn tru khi không có bạn?
Và quan trọng là,
DOANH NGHIỆP CỦA BẠN CÓ THỰC SỰ CẦN CÁC HỆ THỐNG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP ĐỂ HOẠT ĐỘNG TỐT HƠN KHÔNG?
Hãy trả lời nhanh các câu hỏi dưới đây:
1. Doanh nghiệp của bạn đã có hệ thống mô tả công việc rõ ràng, cụ thể đến từng vị trí công việc, mọi người làm đúng theo chức năng nhiệm vụ của mình chưa?
Nếu như ở xã hội chúng ta phải sống và làm việc theo pháp luật, thì ở doanh nghiệp chúng ta phải làm việc như bản mô tả công việc (Job description). Thật không quá khi nói rằng, bản mô tả công việc chính là kim chỉ nam cho mọi hành động của các cán bộ nhân viên trong doanh nghiệp.
Một bản mô tả công việc đúng là một bản mô tả công việc phải chỉ ra được:
- đúng vị trí chức danh,
- các nhiệm vụ chính, thường xuyên, được nhóm hoá một cách logic, hợp lý,
- các nhiệm vụ không thường xuyên được liệt kê,
- tiêu chí để đánh giá hiệu quả công việc (ví dụ: nhiệm vụ của người nhân viên bán hàng là phát triển doanh số thì tiêu chí đánh giá là doanh số đạt được là X triệu (tỷ) đồng).
- Tiêu chuẩn năng lực phù hợp với thực tế yêu cầu của vị trí chức danh
- Mối quan hệ giao tiếp công việc của vị trí đó
- Điều kiện/ môi trường làm việc
Nếu doanh nghiệp của bạn đã có đầy đủ bản mô tả công việc cho các vị trí công việc và các vị trị đã đáp ứng được yêu cầu của bản mô tả công việc như thế, tại sao bạn cần phải thuê tư vấn quản trị doanh nghiệp nữa?
2. Bên cạnh, các bản mô tả công việc, doanh nghiệp của bạn có sử dụng ma trận phân nhiệm RACI “thần thánh” để mô tả sự tham gia của các vị trí công việc khác nhau không?
Ma trận phân nhiệm RACI (R- Responsible; A- Accountable; C- Counsulted; I – Informed) chỉ được coi là “thần thánh” nếu ở trong ma trận này, mỗi nhiệm vụ đều phải có sự xuất hiện của 1 và chỉ 1 chữ R – người làm việc để đạt nhiệm vụ và cũng 1 và chỉ 1chữ A – người chịu trách nhiệm/ người phê duyệt cuối cùng với nhiệm vụ đó, nếu bất kỳ công việc nào có nhiều hơn 1 chữ R và 1 chữ A thì có nghĩa là nhiệm vụ đấy sẽ không bao giờ được thực hiện.
Người xưa đã có nhận thức sâu sắc về ma trận phân nhiệm RACI qua câu nói bất hủ “Lắm thầy thì nhiều ma, lắm cha con khó lấy chồng”.
Thật vậy, lấy chồng là nhiệm vụ và trách nhiệm của cô dâu và chỉ cô dâu mà thôi (cả A và R); hoặc 1 số trường hợp là người phê duyệt cuối cùng (A) là bố cô dâu. Không may mắn cho cô dâu nào mà có thêm “ông bố, bà mẹ đỡ đầu” và “ông bố, bà mẹ nuôi” cũng đòi quyền phê duyệt chú rể. Những ông bố, bà mẹ ngoài bố đẻ ở đây chỉ nên là C – Consulted – tư vấn chọn chú rể mà thôi. Và những đối tượng khác sẽ chỉ là chữ I – informed – được nhận thông báo về việc cô dâu đã chọn được chú rể.
Doanh nghiệp của bạn thì sao? Có nhiệm vụ nào có 2 người chịu trách nhiệm/phê duyệt cuối cùng không?
Nếu doanh nghiệp của bạn đã có RACI “thần thánh” thì thật lãng phí nếu bạn thuê tư vấn quản trị doanh nghiệp. Hội đồng quản trị sẽ không thích điều này đâu. (còn tiếp)
Nguyễn Việt Thanh