Rất nhiều doanh nghiệp dù đã rất quan tâm đến việc hoàn thiện hệ thống tài liệu quản trị nhưng vẫn lúng túng trong việc tổ chức phân công công việc. Tại sao? Vì tài liệu quản trị truyền thống sẽ có bản quy định CNNV cho mỗi phòng ban, sau đó mỗi cá nhân có một bản MTCV. Bộ tài liệu này thường dày cả chục, thậm chí cả trăm trang. Vì nhiều chữ quá nên rất khó có được một bức tranh tổng quát về toàn bộ các đầu việc của doanh nghiệp. Và khi có sự điều chỉnh trong tổ chức, phân công công việc – việc điều chỉnh này không may lại khá là thường xuyên – thì doanh nghiệp chả có thời gian đâu để rà soát, cập nhật lại chúng. Haiz, vậy là các tài liệu này mang số phận tương tự bộ V.I Lê Nin toàn tập của những năm 80. Đẹp đẽ, mới toanh và chiếm một vị trí trang trọng trên giá sách. Còn doanh nghiệp thì quay trở lại vạch xuất phát trong quản trị, giao việc theo thói quen, theo sự thuận tiện. Và thế là tình trạng “cha chung không ai khóc”, ai bận cứ bận, ai chơi cứ chơi, mọi việc cứ đợi sếp vẫn luôn là nỗi bứt rứt của chủ doanh nghiệp.
Ma trận phân nhiệm RACI viết tắt của 4 chữ cái đầu R– responsible; A– Accountable; C– Consulted; và I – Informed, đã được Công ty Tư vấn Quản lý nghiên cứu, hoàn thiện, phát triển để trở thành công cụ vô cùng hữu hiệu trong thiết kế tổ chức phân công công việc. Với RACI:
- Toàn bộ các nhiệm vụ của Doanh nghiệp được liệt kê một cách đầy đủ, có hệ thống theo hàng ngang trên một, hai trang giấy.
- Bên cạnh mỗi đầu việc có thể bổ sung các thông tin để làm rõ công việc đó như tần suất thực hiện như thế, kết quả mong đợi ra sao, các quy trình cần tuân thủ là gì, các chỉ tiêu đo lường hiệu quả KPIs.
- Phần hay nhất của RACI là ở cách các bạn sử dụng bốn chữ cái R-A-C-I để giao việc cho các bộ phận được liệt kê theo hàng dọc trên góc phải.
Bạn cần ghi nhớ nguyên tắc phân nhiệm như sau:
- Mỗi nhiệm vụ phải có và chỉ có duy nhất một bộ phận được giao làm đầu mối triển khai. Hãy đánh chữ R trách nhiệm (Responsible) vào ô ở dưới cột có tên bộ phận đầu mối này.
- Nhiệm vụ nào cũng có và phải có một và cũng chỉ có duy nhất một người chịu trách nhiệm phê duyệt, giải trình. Chữ A cao cả (Accountable) sẽ đặt ở dưới tên bộ phận này.
- Hãy sử dụng chữ cái AR khi nhiệm vụ này mà người trực tiếp thực hiện cũng là người phê duyệt và giải trình.
- Chữ C-Consulted được đặt dưới các vị trí được giao phối hợp, hỗ trợ, tham mưu cho vị trí mang chữ R trách nhiệm. Do đó, có thể không có hoặc có rất nhiều vị trí được vời đến chữ C này.
Đối với một công việc mà bạn cần được báo cáo, chia sẻ thông tin, bạn sẽ có chữ I-Informed ở dưới vị trí công việc của mình. Đừng tùy tiện dùng chữ I đối với các nhiệm vụ cần bảo mật, hạn chế tiếp cận.
Chúng ta cùng thử sử dụng bốn chữ cái R-A-C-I huyền thoại để làm ví dụ về phân việc cho Phòng Hành chính – Nhân sự đối với nhiệm vụ “tổ chức đào tạo về RACI cho toàn thể CBNV Công ty”. Trong Công ty, sếp Minh là trưởng phòng đương nhiên sẽ chịu trách nhiệm báo cáo, giải trình với Giám đốc Công ty. Nhưng sếp Minh sẽ không trực tiếp làm. Sếp giao cho bạn là Thanh chủ trì; Lan -nhân viên đào tạo và; Nhi – nhân viên hành chính phối hợp thực hiện để làm sao có thể tổ chức đào tạo vào ngày 1/6/2016. Như vậy, trong Phòng HC-NS, với nhiệm vụ tổ chức đào tạo về RACI này thì chữ A đã thuộc sếp Minh, bạn sẽ có chữ R; Lan và Nhi là chữ C. Tương đối rõ ràng đấy nhỉ. Thử tưởng tượng nếu sếp Minh bảo “Này, cái ma trận RACI hay đấy, Giám đốc đang muốn đào tạo cho toàn bộ Công ty. Bọn em nghiên cứu nhé”. Tôi chắc là đợi đến Tết Công gô thì chương trình này mới diễn ra.
Nhưng sếp Minh thông thái đã chỉ đích danh chữ R cho bạn – người chịu trách nhiệm thực hiện. Vậy tại sao bạn không làm một cái Mini RACI cho nhiệm vụ Tổ chức đào tạo về RACI này nhỉ. Hãy xem ma trận RACI dưới đây nhé.
Như chia sẻ ở trên, với ma trận này bạn có thể tùy chỉnh thêm một số thông tin như yêu cầu kết quả công việc, các quy trình phải thực hiện, tiêu chuẩn đánh giá KPI. Ngoài ra, bí mật cuối cùng của RACI sẽ được tiết lộ ở 4 dòng cuối cùng. Đây là sự tổng kết xem mỗi người có mấy chữ A, mấy chữ R. Nếu ai mà có nhiều chữ R quá thì thử kiểm tra lại xem họ có đang bị quá tải không. Nếu có ai đó mà ít chữ R quá thì xem xem họ có đang rảnh rang quá không. Nhưng đừng máy móc, đôi khi một chữ R phải làm hết ngày này qua ngày khác còn có chữ R thì năm thì mười họa mới phải làm và làm một loáng là xong.
Hy vọng rằng khi đọc hết bài chia sẻ này, bạn sẽ liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về RACI, công cụ không thể thiếu trong gói tư vấn quản trị của Công ty Tư vấn Quản lý MCG.