Hiệu quả tổ chức có thể hiểu đơn giản là mức độ hiệu quả [của tổ chức] trong việc hoàn thành những mục tiêu đề ra. Trong số trước chúng tôi đã đề cập đến nội dung “Xây dựng tổ chức hiệu quả từ việc xác định các mục tiêu thông minh – SMART”. Với cách đặt vấn đề này thì việc xây dựng các mục tiêu chiến lược cũng như xây dựng cách thức thực hiện những mục tiêu đặt ra có thể được xem là những viên gạch đầu tiên đặt nền móng vững chắc cho một tổ chức hiệu quả. Trong số tiếp theo này chúng tôi sẽ cùng chia sẻ cách thức mà các nhà quản trị thông minh xây dựng và tổ chức triển khai chiến lược.
Lựa chọn chiến lược
Thông thường, để xây dựng chiến lược thành công, tổ chức cần xuất phát từ sứ mệnh, tầm nhìn và những giá trị cốt lõi của mình. Bởi cuối cùng thì việc lựa chọn chiến lược là để hướng tới những tham vọng, hoài bão cũng như mục đích tồn tại của tổ chức. Một chiến lược tốt phải được xây dựng trên cơ sở những phân tích, dự báo cẩn trọng về nội lực cũng như môi trường bên ngoài để xác định điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức cũng như nhận diện những cơ hội và thách thức mà môi trường mang tới. Chiến lược được xây dựng càng chi tiết thì việc triển khai càng thuận lợi, và từ đó, hiệu quả của tổ chức càng được nâng cao.
Truyền thông chiến lược
Một chiến lược tốt nếu không có sự quyết tâm và đồng lòng của toàn bộ tổ chức, nói cách khác là không huy động được tối đa nguồn lực của tổ chức thì cũng không thể đem lại hiệu quả thực tế. Chính vì vậy, công tác truyền thông chiến lược có vị trí vô cùng quan trọng trong việc thực hiện chiến lược, từ đó, ảnh hưởng tới hiệu quả của tổ chức. Cần lưu ý tới 7 nguyên tắc sau: truyền thông chiến lược (i) là quy trình quản lý được xem xét và phê duyệt bởi cấp lãnh đạo cao nhất của tổ chức; (ii) hướng tới thay đổi hành vi; (iii) là nhiệm vụ hàng ngày của các cấp lãnh đạo, quản lý và toàn bộ nhân viên; (iv) là quá trình tương tác đa chiều; (v) bắt đầu từ mối quan tâm và ngôn ngữ của người tiếp nhận; (vi) phải hấp dẫn và liên tục; và cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, (vii) Truyền thông chiến lược phải đáng tin cậy.
Triển khai chiến lược
Triển khai chiến lược là bước trọng yếu trong quá trình hiện thực hóa các mục tiêu đề ra. Giai đoạn này cũng ảnh hưởng lớn nhất tới hiệu quả của tổ chức, bởi chính tại đây, các nguồn lực của tổ chức được hoạch định và sử dụng cho việc hoàn thành các mục tiêu của tổ chức. Triển khai chiến lược được thể hiện ở 5 khía cạnh: (i) Củng cố tổ chức; (ii) Tự hoàn thiện; (iii) Chiến lược nguồn nhân lực; (iv) Xây dựng văn hóa; và (v) Nâng cao năng lực lãnh đạo.
Các chiến lược hiếm khi đi theo một phương hướng hoặc lịch trình đã định. Sẽ luôn xảy ra những tình huống bất ngờ bởi môi trường luôn thay đổi và bản thân tổ chức luôn thay đổi. Vì vậy, một kế hoạch thực hiện chiến lược tốt phải dễ điều chỉnh. Những tổ chức khóa chặt mình vào các lịch trình, mục tiêu và sự kiện cứng nhắc cuối cùng sẽ thấy chính mình bị tách rời khỏi thế giới đầy biến động mà họ phải làm việc và tồn tại.
Giám sát, phản hồi
Công tác giám sát và phản hồi được triển khai ở tất cả các giai đoạn trong quá trình xây dựng, triển khai chiến lược nhằm đảm bảo các hoạt động diễn ra theo dự kiến, và nếu có yêu cầu thay đổi, thay đổi đó phải được báo cáo kịp thời tới các bộ phận liên quan để phục vụ quá trình ra quyết định. Hệ thống giám sát và phản hồi hiệu quả là biểu hiện thường thấy ở một tổ chức hiệu quả.
Quản lý thay đổi
Thay đổi nội tại và thay đổi của môi trường là quá trình diễn ra liên tục, mang theo nó những cơ hội và thách thức cho tổ chức. Xét trên khía cạnh tiêu cực, thay đổi tác động tới những cơ sở mà dựa vào đó tổ chức đã xây dựng và triển khai chiến lược cho mình. Hệ quả có thể khiến một chiến lược “hợp lý” trở nên lỗi thời, thậm chí trở thành bất hợp lý. Tuy nhiên, trên khía cạnh tích cực, thay đổi đem đến cơ hội và động lực cho tổ chức nếu biết thích ứng, tự hoàn thiện và phát triển. Bởi vậy, quản lý thay đổi là yêu cầu cần thiết để tổ chức tồn tại, phát triển và hướng tới hiệu quả.
Tóm lại, chiến lược là nền tảng của hiệu quả tổ chức, hay nói cách khác, để hiệu quả, trước nhất tổ chức cần xác định rõ mình muốn đi về đâu (đặt mục tiêu và truyền thông), mình sẽ đi thế nào (triển khai), mình đang đi ra sao (giám sát, phản hồi) và ứng xử thế nào trước những biến động trên suốt chặng đường sẽ đi (quản lý thay đổi).