Trong 2 năm gần đây, có nhiều luồng ý kiến cho rằng KPIs không còn phù hợp với các doanh nghiệp vì những kỳ vọng hiệu quả đặt ra cho KPIs khi áp dụng tại doanh nghiệp gần như không đạt được hoặc để đạt được 1 phần kết quả như mong muốn thì thời gian và công sức vận hành bỏ ra quá nhiều.
Câu hỏi Tôi vẫn muốn đặt ra cho các doanh nghiệp áp dụng KPIs chưa thành công như mong đợi:
1. Bạn mong chờ điều gì khi áp dụng KPIs tại doanh nghiệp bạn?
2. Điều bạn mong chờ đó có phải là điều mà KPIs (với bản chất nó được thiết kế ra) có thể đáp ứng được hay không?
3. Bạn đã hiểu đúng về các “triết lý” của hệ thống KPIs và triển khai đúng theo nguyên tắc vận hành của KPIs hay chưa?
Có 1 xu hướng phổ biến Tôi muốn đề cập liên quan đến cách thức các doanh nghiệp Việt Nam xử lý khi triển khai một hệ thống hoặc công cụ quản trị nào đó vào doanh nghiệp mình không thành công; đó là chúng ta hay vội vã quy chụp rằng hệ thống hoặc công cụ đó không phù hợp, không còn theo kịp xu thế, … mà quên kiểm tra lại trong quá trình chúng ta triển khai, chúng ta có gặp lỗi nào không? Với kinh nghiệm triển khai khá nhiều dự án KPIs tại các doanh nghiệp trong nhiều lĩnh vực, Tôi nhận thấy có 3 nhóm lỗi chính thường xuyên xảy ra tại các doanh nghiệp như sau:
1. Lỗi hệ thống:
Đây là những lỗi do chúng ta hiểu sai về:
a. bản chất của KPIs hoặc “công dụng” thực tế mà KPIs khi được thiết kế ra hướng đến. Chính vì hiểu sai về “công dụng” thực sự của KPIs mà chúng ta gán cho KPIs những kỳ vọng lợi ích KPIs sẽ đem lại không phù hợp với bản thân KPIs.
b. ngoài hiểu chưa đúng về công dụng của KPIs, chúng ta còn chưa hiểu rõ những cơ sở nền tảng cần tuân thủ khi áp dụng KPIs để đảm bảo KPIs được thể hiện chính xác những giá trị KPIs sẽ đem lại (VD: KPIs nên được dùng để đo lường cho những công việc có tính chất như thế nào? Chúng ta sẽ đo lường hết tất cả các công việc được thực hiện trong kỳ hay chỉ đo lường 1 số công việc? Nếu có chọn lọc thì nguyên tắc chọn công việc được đo lường là như thế nào?, …)
c. vai trò và trách nhiệm của mỗi một vị trí đối với hệ thống KPIs: rất nhiều doanh nghiệp cho rằng vận hành KPIs là trách nhiệm của bộ phận HR, liệu điều đó có đúng hay không? KPIs sống được và phát huy được vai trò của nó tại doanh nghiệp phụ thuộc chính vào ai? Bộ phận nào? Vị trí nào?, …
2. Lỗi kỹ thuật triển khai:
Những lỗi này phát sinh do doanh nghiệp chưa nắm rõ được framework (khung triển khai – các bước triển khai) KPIs đúng dẫn đến bị thiếu sự chuẩn bị cần thiết trước khi áp dụng KPIs chính thức tại doanh nghiệp. Mỗi một công cụ khi được đưa vào doanh nghiệp cũng giống như khi bạn dẫn dắt đội nhóm bạn đi trên 1 con đường. Nếu con đường bạn chọn là đường núi, bạn cần trang bị các công cụ, kiến thức, kỹ năng, … đủ cho đội nhóm của bạn đi đường núi (bởi vì đường núi khác đường bộ, bạn không thể lấy những công cụ, kiến thức, kỹ năng đi đường bộ để đi đường núi được!). Vậy, khi doanh nghiệp bạn định áp dụng KPIs, bạn cần trang bị cho đội ngũ của bạn những công cụ, kiến thức và kỹ năng cần thiết gì để họ có thể vận hành KPIs?
3. Lỗi con người:
Dù đã hiểu rõ về hệ thống KPIs, nguyên tắc vận hành cũng như đã trang bị đầy đủ công cụ, kiến thức, kỹ năng, … cho toàn bộ đội ngũ; KPIs vẫn có thể tiếp tục chưa trả ra được kết quả tốt do nhân sự của chúng ta thiếu kinh nghiệm (điều này là tất yếu và gần như không thể tranh khỏi, bạn cần thừa nhận và kiên nhẫn để đội ngũ nhân sự của chúng ta tích lũy dần và sửa lỗi); hoặc họ không ủng hộ và cố tình làm sai/không đúng theo quy tắc; lúc này, lỗi không nằm ở hệ thống hay công cụ nữa, mà bạn sẽ phải có những phương pháp để điều chỉnh con người, tránh vì con người mà làm tổn hại đến những công sức xây dựng hệ thống bạn đã làm tốt trước đó.
Với Tôi, KPIs chỉ là 1 trong những công cụ được ra đời để phục vụ 1 mục đích rất cụ thể của những người thiết kế ra nó. 1 trong những mục đích đó là dùng để đo lường hiệu quả, hiệu suất làm việc của nhân viên. Trên thế giới đã từng xuất hiện nhiều phương pháp và công cụ để đánh giá nhân viên và dù nó đã xuất hiện sớm hơn KPIs rất nhiều nhưng chưa bao giờ Tôi cho rằng các công cụ đó là lỗi thời. Mỗi công cụ có 1 ưu – nhược điểm, mỗi công cụ phù hợp với 1 số loại hình/tính chất công việc. Mỗi công cụ có 1 số tư tưởng nền tảng và nguyên tắc vận hành của riêng nó. Quan trọng là chúng ta hiểu rõ để vận dụng những công cụ này cho linh hoạt và thành công. Nothing fits all – Không có công cụ (hay cái áo) nào là vừa vặn cho tất cả được. KPIs có thể là 1 công cụ rất phù hợp với doanh nghiệp bạn, có thể không, nhưng nếu bạn đã lựa chọn và đặt niềm tin vào nó để triển khai, nếu chưa đạt kết quả, hãy kiểm tra lại lần nữa, liệu bạn có gặp những lỗi như đã đề cập ở trên và bạn có muốn tìm hiểu kỹ lại để sửa lỗi cho nó vận hành tốt hơn? Hay bạn lại tiếp tục đặt niềm tin vào 1 công cụ nào đó mới mà cũng chưa thực sự hiểu về công cụ đó?
Biên soạn bởi: Partner Nguyễn Nguyệt Anh