Cần tổ chức 1 chương trình định hướng nhằm vạch ra những thay đổi do áp dụng KPI vào tổ chức. Với kết luận cho chương trình, toàn thể nhân viên cần tin rằng họ phải làm điều gì đó khác biệt và nhóm nòng cốt cần phải nắm rõ những vấn đề trong quá trình triển khai và sử dụng các chỉ số đó lường hiệu suất như thế nào. Những người chúng tỏ được năng lực của mình đối với mô hình mới về chỉ số hiệu suất cốt yếu sẽ trở thành những điều phối viên của nhóm, hỗ trợ nhóm dự án xây dựng và áp dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
Nhân viên cần được chuẩn bị để thay đổi cho nên nhóm dự án và ban quản trị cấp cao cần phải:
• Chia sẻ thông tin thật cởi mở và trung thưc để thuyết phục nhân viên về sự cần thiết phải thay đổi
• Chỉ ra những gì cần làm trong quá trình thay đổi
• Chỉ ra được vai trò đóng góp của các chỉ số hiệu suất cốt yếu đối với chiến lược thay đổi bao quát hơn
• Thu hút được sự hứng thú của nhân viên để họ mong muốn tham gia
• Xác định được phản ứng đối nghịch với sự thay đổi từ phía nhân viên và phương pháp đo lường hiệu suất
Cần tổ chức 1 chương trình định hướng nhằm vạch ra những thay đổi do áp dụng KPI vào tổ chức. Với kết luận cho chương trình, toàn thể nhân viên cần tin rằng họ phải làm điều gì đó khác biệt và nhóm nòng cốt cần phải nắm rõ những vấn đề trong quá trình triển khai và sử dụng các chỉ số đó lường hiệu suất như thế nào. Những người chúng tỏ được năng lực của mình đối với mô hình mới về chỉ số hiệu suất cốt yếu sẽ trở thành những điều phối viên của nhóm, hỗ trợ nhóm dự án xây dựng và áp dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
>> Xem thêm: Ưu – nhược điểm của tiêu chuẩn đánh giá KPI
Dưới đây là những nhiệm vụ chính cần thực hiện để phổ biến KPI tới toàn thể nhân viên:
Nhiệm vụ 1: Khảo sát
Cần tiến hành khảo sát để tìm hiểu nhận thức của nhân viên về thông tin hiệu suất hiện tại của tổ chức, những mối quan ngại với dự án mới và những gì cần thực hiện để hướng dẫn nhân viên. Dựa vào sự hỗ trợ của đội ngũ nhân sự, lựa chọng những nhân viên có kinh nghiệm ở tất cả các vùng, các cấp bậc. Mẫu khảo sát này không được vượt quá con số 200 nhân viên hoặc 10% tổng số nhân viên nhưng cũng không được ít hơn 50 nhân viên. Với con số như vậy bạn có thể thu được phản hồi từ 60% số mẫu được chọn và như vậy cuộc cuộc khảo sát vẫn có giá trị. Mẫu khảo sát quá lớn sẽ khó khai thác được dữ liệu và cũng hiếm khi làm nảy sinh những vấn đề mới. Câu hỏi khảo sát được lưu trong bộ công cụ nguồn.
Nhiệm vụ 2: Tạo tình huống thay đổi với sự hỗ trợ của PR
Hãy chỉ ra rằng các chỉ số hiệu suất cốt yếu là một phần trong những đề xuất đã được ban quản trị cấp cao chấp thuận nhằm đối phó với những áp lực mà tổ chức đang gặp phải. hãy chỉ rõ những áp lực đó là gì để mọi người có thể hiểu được. Hãy sử dụng thông tin so sánh trong chuẩn đối sánh sơ bộ để làm nổi bật những khác biệt về hiệu suất của tổ chức và của thực tiễn tốt nhất. Quan trọng nhất là phải vận dụng được năng lực của chuyên viên quan hệ công chúng.
Nhiều đề xuất là thất bại ở bước này do chúng ta cứ cố gắng thay đổi văn hóa thông qua việc thuyết phục bằng lý lẽ, viết báo cáo và chỉ đạo qua email. Điều đó không có tác dụng! Dự án này cần 1 cơ cấu quan hệ công chúng (PR) hỗ trợ. Nên tham vẫn chuyên viên PR trước khi thực hiện thuyết trình, gửi email, bản ghi nhớ hay bài báo nào đó tới nhân viên. Tất cả những bài thuyết trình mà bạn định làm đều phải được chuyên gia PR duyệt trước.
>> Xem thêm: 3 lý do doanh nghiệp triển khai KPI thất bại3 lý do doanh nghiệp triển khai KPI thất bại
Nhiệm vụ 3: Sử dụng tầm nhìn để thu hút quan tâm của nhân viên
Hãy thu hút sự chú ý của nhân viên đối với KPI bằng cách vẽ nên 1 bức tranh mô tả hình ảnh của tổ chức sau 2 hoặc 3 năm áp dụng KPI và thực hiện các đề xuất khác. Dần dần, những nhân viên có khả năng sẽ bắt đầu hình thành tầm nhìn của tổ chưc cho riêng mình. Tuy nhiên, ngay từ đầu, nhóm dự án thực thi KPI cần phải nhiệt tình thực hiện nhiệm vụ của họ. Sự có mặt của chuyên gia PR là để đảm bảo rằng tất cả các tài liệu đều truyển tải được tầm nhìn này 1 cách phù hợp, chẳng hạn như các bản ghi nhớ, thuyết trình và trên trang web nộ bộ của nhóm thực thi KPI.
Nhiệm vụ 4: Triển khai biểu diễn lưu động (road show)
Hãy xây dựng những hướng dẫn biểu diễn lưu động để tất cả nhân viên đều có thể nhận được thông điệp, chú ý đến những kỹ năng ngôn ngữ, đọc viết và các mô hình làm việc theo ca. Điều quan trọng là phải chỉ được sự tồn tại của mối quan hệ hợp tác trong quá trình thay đổi bằng cách đảm bảo nhân viên/đại diện các đoàn hội cũng chú ý đến những nhân viên tham gia biểu diễn lưu động liên quan đến mục đích áp dụng các chỉ số hiệu suất cốt yếu.
Những buổi hội thảo tốt nhất dường như lại được tổ chức tại những nơi ít trang trọng hơn, bao gồm bộ phận lãnh đạo địa phương – những được nhân viên biết đến – nhằm thu thập tối đa ý kiến phản hồi, ví dụ như những nhóm/tổ/đội lớn hơn thương dung những tờ giấy ghi câu hỏi để hỗ trợ cho quá trình này.
Nhiệm vụ 5: Minh họa “tiếp theo là ở đâu?”
Hãy giới thiệu cho nhân viên trang chủ KPI trên mạng nội bộ và hướng dẫn họ cách sử dụng. Hãy mô tả các bước cần thiết để xây dựng và áp dụng KPI, chỉ ra vai trò của nhân viên và đưa ra 1 khung thời gian để hoàn thành quy trình áp dụng. Khung thời gian chỉ rõ sự cam kết thực hiện của bạn. Và khi đã đưa ra được 1 khung thời gian, hãy chỉ ra những nguyên tắc cần thiết để hoàn thành đúng hạn.
(Nguồn: Key Performance Indicators – David Parameter)
Dịch bài: http://www.mcg-tg.com/